見積書作成と保管
ルール通りに作成して、整理整頓
システムによりルール化を無理なく実施
企業の営業活動における、見積書の作成・提示および契約書の相互保持は、お互いの履行義務の記録となります。
契約書の管理・運用は法務部門などの専門部署が置かれ徹底されていますが、見積書に関しては、作業現場での属人管理が慣例となっている場合が多く、コンプライアンス上改善が求められる場合があります。ただし、見積書に携わる現場は様々な業務を抱えていることが多く、規程遵守が作業効率の妨げにならない運用を構築する必要があります。
適用業種
課題
- 規程通りに作成されているか、検証する手段がない
- 関係書類がわからない
- 最新版がわからない
- 必要書類がファイルにない
- 探して再利用するのが大変だ
- 監査の対応に苦労している
ご提案のポイント
- ワークフロー承認
- 必要書類は自動チェック
- 承認後は自動登録
- 差し替え書類は版管理
- 利用者権限でセキュリティ向上
- 利便性向上
導入効果
- 年間1万枚のペーパーレス（エコ効果）
- ファイル棚の節約
- ファイリング作業が年間262時間削減
- 営業引継ぎの書類整理時間が半減
- 必要な書類の取り出しの所要時間が平均１０分から１分以内に短縮
